視頻會議終端主要負責采集、編碼和傳輸，通常包括核心編解碼器、攝像頭、麥克風、遙控器、顯示設備和音響等。核心編解碼器將攝像頭和麥克風采集的視音頻數據編碼、打包后通過網絡傳送給遠端，同時將接收到的數據拆包、解碼后將視頻和聲音信號還原并輸出到顯示設備和音響上，實現多方異地的實時互動。攝像頭、麥克風、顯示設備和音響則負責對音視頻信息的采集和輸出。視頻會議系統根據編解碼器是否采用專用硬件可分為硬件視頻會議系統和軟件視頻會議系統，前者通過硬件編解碼器處理圖像和聲音，后者可運行于個人電腦、平板電腦及手機等多種環境，通過軟件程序進行編解碼處理。
MCU（多點控制單元）的作用相當于一個多媒體信息交換機，主要處理視頻、音頻和數據三種信號，決定了整個視頻會議系統的可靠性和穩定性。MCU 是視頻會議系統管理平臺，負責所有視頻會議終端的接入、協議處理、媒體處理以及會議管理，以級聯和堆疊的形式進行大規模組網。通過級聯和堆疊技術形成的樹狀多層 MCU 架構，用戶可構建覆蓋全國范圍的大型視頻會議系統。
視頻會議行業的下游包括集成商、渠道代理商和最終用戶。系統集成商和渠道代理商直接面向客戶，完成產品的集成服務、銷售和維護等業務 。其中，系統集成商需具備政府監管部門頒發的系統集成資質，由于大部分大型網絡視訊系統均需要進行線路架設、設備配套、安裝調試等專業性集成工作，用戶一般不具有相應能力，需要通過具備計算機系統集成資質的集成商來完成上述工作。而小型網絡視訊系統通常采用層級構架的代理商渠道進行銷售。
