OA 的出現提高了傳統辦公事務工作的效率。我們回顧一下在 OA 出現以前，我們是如何辦公的，各個流程都需要打印文件進行審批，使得過程極為繁瑣，并且難以檢索和回溯，同時使用紙質文件還會帶來大量資源的浪費，如果是異地辦公還需要快遞，效率極低。在傳統辦公模式下，缺少協作，更多的是按照線性流程去推進，也沒有反饋。在此背景下，產生了 OA（Office Automation，辦公自動化），和企業級服務的其他領域相比，它就類似于從紙筆進化到了會計電算化，是信息化的必經之路。
OA 具備幾大核心功能：內部通信+工作流程管理+文檔自動化管理，其中流程管理是核心。時至今日，一個成熟的 OA 系統功能已經非常復雜，以泛微網絡的 OA 系統為例，包括項目管理、流程管理、知識管理、人事管理、資產管理等等功能，但我們認為，一個 OA 系統應當具備的三大核心功能是內部通信、工作自動化流轉和文檔自動化管理。其中內部通信指的是通知、公告、工作日記、工作計劃、即時通訊等；工作自動化的含義是企業內外部的收發文、呈批件、文件管理、檔案管理、報表傳遞、會議通知等均采用電子起草、傳閱、審批、會簽、簽發、歸檔等電子化流轉方式；文檔自動化管理指的是使各類文檔(包括各種文件、知識、信息)能夠按權限進行保存、共享和使用，并有一個方便的查找手段。這幾個特點也是與上文提到的傳統辦公的缺點一一對應的。
工作流引擎是 OA 軟件中最核心的部分。上文說了，流程管理是 OA 的核心，那么審批流程的規范性和靈活性決定了 OA 的產品質量，這些由工作流引擎實現。工作流的思想上世紀六十年代就已經誕生，用通俗的話來說，就是在企業工作過程中先做什么，再做什么（有的時候會非常復雜，比如報銷單需要幾層審批，被某一級領導否決后是發回修改還是終止流程）。而工作流引擎是實現工作流思想的技術手段。在進行 OA 選型的時候，工作流引擎的能力也成為了重要的考慮項。
